Piutang Menumpuk di Umur Lebih Setahun, Dasar Penyisihannya Ditanyakan

Daftar umur piutang yang disusun dari tanggal faktur mencampurkan dua hal berbeda, yaitu lamanya kredit yang memang diberikan dan lamanya keterlambatan. Pelanggan dengan termin sembilan puluh hari akan terlihat menunggak padahal belum jatuh tempo.

Penyusunan dari tanggal jatuh tempo memisahkan keduanya, dan hasilnya berbeda cukup jauh pada perusahaan yang memberi termin berbeda-beda per pelanggan. Untuk piutang yang memang sudah lama lewat jatuh tempo, apa yang menopang keyakinan bahwa ia masih tertagih?

Bukti apa yang dapat diperiksa

Keyakinan itu perlu berdiri di atas sesuatu yang dapat diperiksa. Yang paling kuat adalah pembayaran yang benar terjadi setelah tanggal neraca, karena ia peristiwa dan tidak bergantung pada pendapat siapa pun.

Berikutnya perjanjian penjadwalan ulang yang ditandatangani kedua pihak, jaminan yang dapat dieksekusi, dan riwayat pembayaran pelanggan tersebut pada tahun-tahun sebelumnya.

Pernyataan lisan bahwa pelanggan berjanji membayar menempati posisi paling lemah. Ia tidak dapat diuji, dan pada pelanggan yang sama sering berulang dari tahun ke tahun.

Banyak perusahaan memakai persentase penyisihan menurut kelompok umur. Pendekatan itu lazim dan dapat diterima, sepanjang persentasenya pernah dibandingkan dengan kenyataan. Perbandingannya sederhana: ambil piutang yang setahun lalu masuk kelompok umur tertentu, lalu periksa berapa yang akhirnya tertagih. Bila tingkat tertagih sebenarnya berbeda jauh dari persentase yang dipakai, persentasenya yang perlu disesuaikan. Pengujian itu memakan waktu setengah hari dan menghasilkan dasar yang bertahan saat ditanyakan.

Konfirmasi piutang yang tidak dijawab bukan bukti bahwa saldonya salah. Ia berarti auditor perlu menempuh prosedur lain: menelusuri ke faktur, surat jalan bertanda tangan penerima, dan pembayaran sesudah tanggal neraca. Yang memperlambat adalah dokumen pengganti itu sendiri, ketika ia tersimpan terpencar dan perlu dikumpulkan satu per satu.

Jejak penagihan dan piutang yang sudah dihapus

Sebagian piutang berumur panjang tidak pernah ditagih lewat surat. Penagihannya berlangsung lisan, lewat telepon atau pesan singkat, dan tidak meninggalkan jejak yang dapat diperiksa.

Ketiadaan jejak itu melemahkan dua hal sekaligus. Ia menyulitkan pembuktian bahwa upaya penagihan benar dilakukan, dan menyulitkan pemenuhan syarat dokumen bila piutang tersebut kelak dihapus. Surat penagihan berkala yang dikirim dan diarsipkan menutup keduanya tanpa menambah pekerjaan berarti: satu format baku, dikirim pada umur tertentu, disimpan bersama bukti pengirimannya.

Penghapusan piutang di pembukuan dan pengakuannya sebagai pengurang penghasilan kena pajak adalah dua keputusan yang terpisah. Syarat fiskalnya lebih ketat, dan pemenuhannya menuntut dokumen tertentu yang perlu dikumpulkan pada saat penghapusan diputuskan. Perusahaan yang menghapus piutang lebih dahulu dan mengurus dokumennya kemudian sering mendapati dokumen itu tidak lagi dapat diperoleh.

Sebagian perusahaan menghapus piutang dari buku besar sambil terus menagihnya. Praktik itu sah, dan menimbulkan satu risiko administratif: penerimaan atas piutang yang sudah dihapus masuk tanpa pos lawan yang jelas, lalu dicatat sebagai pendapatan lain-lain tanpa penjelasan.

Pencatatan yang rapi menyimpan daftar piutang hapus buku secara terpisah, lengkap dengan nilainya. Penerimaan yang datang kemudian ditelusuri ke daftar itu, sehingga jumlahnya dapat dipertanggungjawabkan dan tingkat tertagih yang sebenarnya dapat diukur. Daftar itu sekaligus bahan paling langsung untuk menguji apakah persentase penyisihan yang dipakai selama ini mendekati kenyataan.

Yang diuji pada piutang berumur panjang bukan besarnya penyisihan, melainkan ada atau tidaknya dasar yang dapat diperiksa di baliknya.

Lihat juga lima temuan audit yang berulang.