Kapan Perusahaan Keluarga Perlu Memisahkan Kas Pribadi dan Kas Usaha?

Pada perusahaan keluarga, kas usaha dan kas pemilik sering berjalan sebagai satu kantong. Selama pemilik menjadi satu-satunya pembaca laporan keuangan, keadaan itu tidak menimbulkan keluhan.

Keluhannya datang dari tiga pembaca lain, dan ketiganya datang tanpa aba-aba.

Bank yang menilai pengajuan kredit membaca arus kas usaha, dan arus kas yang bercampur penarikan pribadi sulit dinilai. Calon pemegang saham menghitung laba yang dapat diulang, dan penarikan yang tidak berpola mengaburkan hitungannya. Pemeriksa pajak membaca hal lain lagi: apakah beban yang dicatat memang beban usaha, dan apakah penarikan pemilik sudah diperlakukan semestinya.

Penarikan pemilik yang tidak disertai dokumen dan tidak dikelompokkan akan berakhir sebagai piutang kepada pemegang saham. Perlakuan itu punya akibat perpajakannya sendiri, dan akibat tersebut timbul dari cara pencatatannya, bukan dari niat pemiliknya.

Pencegahannya sederhana dan menuntut kedisiplinan. Setiap penarikan diberi keterangan tentang sifatnya pada saat terjadi: pembagian laba, pinjaman, atau penggantian biaya usaha yang dibayar lebih dahulu oleh pemilik.

Menulis keterangan itu pada saat kejadian memakan beberapa detik. Merekonstruksinya tiga tahun kemudian memakan berhari-hari, dan hasilnya tetap berupa perkiraan.

Penundaan menambah biaya dengan cara yang tidak terlihat. Tiap bulan menambah transaksi yang kelak perlu ditelusuri, dan tiap tahun mengurangi kemungkinan dokumennya masih ada. Perusahaan yang memulai pemisahan pada tahun berjalan hanya perlu mengatur ke depan; yang memulainya karena didesak pihak luar perlu mengatur ke depan sekaligus menjelaskan ke belakang.

Aset yang masih atas nama pribadi

Rekening bank terpisah langkah pertama, dan biayanya hampir tidak ada. Sesudah itu, penetapan gaji atau pengambilan berkala yang jumlahnya tetap bagi pemilik yang aktif bekerja membuat arus kas usaha dapat dibaca.

Penggantian biaya usaha yang dibayar lebih dahulu oleh pemilik diatur lewat satu pintu, dengan bukti pengeluaran yang dilampirkan. Sisanya diperlakukan sebagai pembagian laba yang diputuskan secara resmi.

Percampuran jarang berhenti pada kas. Kendaraan operasional, tanah tempat usaha berdiri, dan bahkan rekening pinjaman kerap tercatat atas nama pemilik meski dipakai untuk usaha. Keadaan itu menimbulkan pertanyaan pada dua sisi: pada sisi akuntansi, aset yang tidak dikuasai perusahaan sulit disajikan sebagai aset perusahaan; pada sisi perpajakan, beban penyusutan dan biaya pemeliharaan atas aset tersebut perlu dasar yang jelas.

Penyelesaiannya tidak selalu berupa balik nama, yang biayanya kadang besar. Perjanjian sewa atau pinjam pakai yang tertulis, dengan nilai yang wajar dan pembayaran yang benar berjalan, sudah menempatkan hubungan itu pada dasar yang dapat diperiksa.

Pemicu yang paling telat diantisipasi peralihan kepemilikan kepada generasi berikutnya. Pada saat itu, angka yang selama ini dipahami satu orang perlu dapat dibaca beberapa orang. Perusahaan yang kasnya sudah terpisah menjalani peralihan itu sebagai urusan tata kelola; yang belum terpisah menjalaninya sebagai penelusuran dokumen, di saat perhatian seharusnya tertuju pada hal lain.

Satu pertanyaan cepat menunjukkan keadaan sekarang. Bila seluruh penarikan pemilik sepanjang tahun lalu diminta rinciannya beserta sifat masing-masing, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyusunnya?

Yang dapat menjawabnya dalam hitungan jam umumnya sudah tertib. Yang membutuhkan berhari-hari sebaiknya memulai pemisahan pada tahun berjalan, sebelum ada pihak luar yang menanyakannya lebih dahulu.

Persiapan yang dibaca calon investor dibahas di checklist kesiapan pre-IPO untuk perusahaan keluarga.