Data Keberlanjutan yang Sulit Diperiksa Berasal dari Luar Perusahaan

Bukti transaksi keuangan masih ada berbulan-bulan setelah kejadiannya. Pembacaan meteran bulan lalu yang tidak dicatat sudah hilang.

Perbedaan itu yang membuat persiapan asurans keberlanjutan tidak menyerupai persiapan audit laporan keuangan, dan yang membuat sebagian besar hambatannya muncul di tempat yang sama: pada data yang dokumennya tidak dipegang perusahaan pelapor.

Emisi dari kegiatan pemasok dicatat pemasok. Konsumsi energi pada gedung sewa dicatat pengelola gedung. Data pengiriman yang dikerjakan pihak ketiga dicatat penyedia jasanya. Perusahaan dapat meminta angkanya, dan sering menerima angka itu tanpa dokumen yang menopangnya. Angka tanpa dokumen sulit diuji, dan pengujian itulah inti pekerjaan asurans.

Kesulitan berikutnya lebih mendasar. Sebagian pihak yang dimintai data belum memiliki datanya sendiri, sehingga permintaan tersebut menuntut mereka membangun pencatatan baru, dan itu memakan waktu berbulan-bulan.

Karena itu permintaan yang dikirim menjelang akhir periode datang terlambat. Yang bekerja adalah menyepakati kewajiban penyampaian data sejak perjanjian kerja sama disusun, lengkap dengan bentuk, frekuensi, dan dokumen pendukung yang menyertainya. Untuk pemasok yang perjanjiannya sedang berjalan, kesepakatan itu ditambahkan pada saat perpanjangan.

Tidak semua kesulitan datang dari luar. Data konsumsi listrik, air, bahan bakar, dan limbah umumnya tersimpan di bagian teknik atau bagian umum, dalam lembar kerja yang tidak pernah ditelaah siapa pun. Angka semacam itu jarang salah besar, dan kekurangannya ada pada jejak: tidak ada catatan siapa mengisi, kapan, dan dari dokumen apa.

Batas pelaporan dan faktor konversinya

Perusahaan dengan rantai pasok panjang jarang dapat mencakup seluruhnya pada periode pertama. Yang dapat dikerjakan adalah menetapkan batas pelaporan secara jelas, menyebut bagian yang tercakup dan yang belum, disertai alasannya.

Batas yang dinyatakan terang-terangan dapat diperiksa, dan dapat diperluas tahun berikutnya. Angka menyeluruh yang sebagiannya berupa taksiran tanpa dasar justru menimbulkan persoalan pada pemeriksaan pertama.

Hal kedua yang berulang adalah faktor konversi. Angka konsumsi diubah menjadi angka emisi lewat faktor yang berasal dari terbitan pihak ketiga, punya tahun penerbitan, dan berubah dari waktu ke waktu.

Perusahaan yang memakai faktor konversi tanpa mencatat sumbernya akan kesulitan menjelaskan angkanya, dan lebih sulit lagi menjelaskan perubahannya antartahun. Pencatatan sumber, versi, dan tanggal pengambilan menutup hal itu sejak awal.

Perubahan faktor juga perlu dipisahkan dari perubahan kinerja. Penurunan emisi yang sebenarnya berasal dari faktor yang diperbarui bukan penurunan kinerja, dan penyajian yang mencampur keduanya menyesatkan pembacanya.

Terakhir soal kepemilikan. Data keberlanjutan dikumpulkan banyak bagian, dan sering tidak ada satu pihak yang bertanggung jawab atas keseluruhannya. Ketiadaan itu terasa ketika asurans berjalan, saat pertanyaan berpindah dari satu bagian ke bagian lain tanpa berhenti di mana pun. Penunjukan satu penanggung jawab dengan kewenangan meminta data lintas bagian menyelesaikan sebagian besar hambatan koordinasi; tugasnya memastikan tiap angka punya pemilik dan punya dokumen, bukan menghasilkan angkanya sendiri.

Kesiapan asurans keberlanjutan ditentukan asal setiap angka, jalur penyampaian yang disepakati lebih dahulu, dan batas pelaporan yang dinyatakan apa adanya.

Sisi pemeriksanya dibahas di ISSA 5000 dan data yang perlu disiapkan.