Aset Tetap Tanpa Kartu Aset Membuat Penyusutan Sulit Diuji

Tiap aset tetap punya tanggal perolehan sendiri, masa manfaat sendiri, dan karena itu beban penyusutan bulanan sendiri. Menghitung penyusutan dari saldo total dengan satu tarif akan mendekati angka yang benar selama komposisi asetnya tidak banyak bergerak.

Kestabilan itu berakhir pada tahun terjadi penambahan besar atau penghentian, dan di situlah ketiadaan rincian mulai terasa.

Aset yang dibeli pada Oktober disusutkan tiga bulan. Perhitungan berbasis saldo total tidak dapat membedakannya dari aset yang dibeli Januari.

Penjualan aset menuntut dua angka dari unit yang dijual: harga perolehan dan akumulasi penyusutannya. Selisih keduanya terhadap harga jual menentukan laba atau rugi pelepasan. Tanpa kartu aset, akumulasi penyusutan per unit tidak diketahui, dan angka yang dipakai menjadi taksiran. Taksiran itu menimbulkan selisih yang berpindah ke akumulasi penyusutan total, lalu mengendap di sana sampai ada yang menelusurinya.

Aset yang nilai bukunya sudah nol sering dihapus dari daftar karena dianggap tidak lagi berpengaruh pada angka. Penghapusan itu berbalik pada pemeriksaan fisik: mesin yang masih berproduksi tetapi tidak ada dalam daftar menandakan daftar tersebut tidak lengkap, dan auditor yang menemukannya akan memperluas pengujian.

Kolom lokasi menyelesaikan persoalan lain. Aset yang berpindah antarcabang atau antardepartemen tanpa dicatat perpindahannya membuat pemeriksaan fisik berakhir dengan daftar selisih yang panjang, padahal asetnya ada, hanya di tempat lain. Pada perusahaan dengan banyak lokasi, penomoran fisik pada aset dan pencocokannya ke kartu memperpendek pemeriksaan dari beberapa hari menjadi beberapa jam.

Kolom fiskal dan batas kapitalisasi

Masa manfaat komersial dan kelompok masa manfaat fiskal tidak selalu sama. Perusahaan yang hanya memelihara satu daftar akan memakai angka yang sama untuk keduanya, dan selisihnya muncul pada rekonsiliasi fiskal tanpa penjelasan.

Dua kolom penyusutan pada kartu yang sama, komersial dan fiskal, menutupnya sejak awal. Penambahan kolom itu dikerjakan sekali saat kartu disusun; penyusunan ulang perhitungan setahun penuh dikerjakan menjelang pelaporan, ketika waktunya paling sempit.

Pengeluaran atas aset yang sudah dipakai terbagi dua. Yang memperpanjang masa manfaat atau meningkatkan kapasitas menambah nilai tercatat aset; pemeliharaan rutin dibebankan pada periode berjalan. Tetapkan pembatasnya secara tertulis, termasuk nilai minimum yang dikapitalisasi, karena tanpa pembatas itu keputusan diambil kasus per kasus oleh orang yang berbeda.

Pengeluaran yang dikapitalisasi masuk ke kartu unit yang bersangkutan, dan tidak dicatat sebagai aset baru. Pencatatan sebagai aset baru memecah satu mesin menjadi beberapa baris, dan menyulitkan penghentiannya kelak.

Daftar aset yang tidak pernah diuji ke keadaan fisik akan menyimpang perlahan: aset dijual tanpa pemberitahuan ke bagian akuntansi, aset rusak disingkirkan, dan keduanya tetap disusutkan. Pemeriksaan fisik tahunan atas seluruh aset jarang sepadan untuk perusahaan dengan banyak unit kecil; yang bekerja pemeriksaan menyeluruh atas aset bernilai besar, ditambah uji petik bergilir atas kelompok aset kecil sehingga seluruhnya terperiksa dalam beberapa tahun.

Hasil pemeriksaan dicatat pada kartu, termasuk temuan bahwa aset tidak ditemukan. Pencatatan itu menjadi dasar penghentian pengakuan bagi aset yang memang sudah tidak ada. Tanpa dasar tertulis, penghapusannya tertunda dari tahun ke tahun.

Kartu aset bukan berkas administrasi. Ia satu-satunya tempat angka penyusutan, pelepasan, dan rekonsiliasi fiskal dapat dibuktikan.

Kaitannya dengan lima temuan audit yang berulang.