Coretax Setahun Berjalan: Kebiasaan yang Mengurangi Gesekan

Sejak sistem inti administrasi perpajakan (Coretax) dioperasikan Direktorat Jenderal Pajak, cara wajib pajak berinteraksi dengan otoritas berubah mendasar: satu profil wajib pajak terpadu, alur dokumen elektronik, dan jejak audit yang lebih rapat.

Setelah lebih dari setahun mendampingi klien melewatinya, satu pola berulang. Perusahaan yang jarang tersandung adalah perusahaan yang data dasarnya tertib, dan itu tidak ada hubungannya dengan seberapa mahal sistem akuntansi yang dipakainya.

Data induk punya pemilik

Alamat, KLU, status PKP, dan penanggung jawab yang tidak mutakhir adalah sumber terbanyak surat klarifikasi yang kami dampingi sepanjang tahun lalu.

Penyebabnya berulang: tidak ada yang merasa memilikinya. Data itu diisi sekali saat pendirian, lalu tidak pernah ditinjau lagi meski kantornya pindah, direkturnya berganti, dan bidang usahanya bergeser. Tiap perubahan tampak terlalu kecil untuk diurus; digabung selama lima tahun, hasilnya profil yang sudah tidak menggambarkan perusahaannya.

Reviu setiap semester sudah memadai, dengan syarat diperlakukan seperti rekonsiliasi: ada yang mengerjakan, ada yang memeriksa, ada tanggalnya.

Bukti potong dicocokkan bulanan

Cocokkan pemotongan menurut pembukuan Anda dengan dokumen yang tersedia di sistem, setiap bulan, bersamaan dengan tutup buku.

Alasannya ongkos penelusuran, dan selisihnya tajam. Selisih yang ditemukan pada bulan berjalan biasanya selesai dengan satu surel kepada lawan transaksi, karena orang yang mengerjakannya masih ingat dan dokumennya masih ada di meja. Selisih yang sama, ditemukan sebelas bulan kemudian, menuntut penelusuran mundur ke faktur, rekening koran, dan korespondensi, sering pada saat staf yang menanganinya sudah pindah kerja.

Satu nama, dan satu pengganti

Tunjuk satu penanggung jawab internal atas seluruh interaksi di sistem, dan tunjuk penggantinya secara tertulis.

Tenggat yang terlewat jarang disebabkan orang yang tidak tahu. Ia bermula dari surat yang dibaca seseorang yang mengira bagian lain akan menindaklanjutinya.

Dengan data yang semakin terhubung, ketidaksesuaian antar-laporan, dari SPT Masa, SPT Tahunan, sampai laporan keuangan, terdeteksi dalam hitungan hari. Karena itu uji silang internal sebelum setiap penyampaian: peredaran usaha menurut SPT Masa PPN dibandingkan pendapatan menurut pembukuan, objek pemotongan menurut SPT Masa dibandingkan beban menurut buku besar, dan keduanya dibandingkan angka yang akan masuk SPT Tahunan. Perbedaan yang wajar tetap ada, misalnya perbedaan waktu pengakuan, dan itulah yang perlu dicatat penjelasannya sekarang, selagi masih mudah.

Di era sistem terintegrasi, pertanyaan otoritas biasanya bukan “apakah Anda lapor”, melainkan “mengapa angka Anda berbeda”.

Prosedur satu halaman

Perusahaan yang belum punya prosedur tertulis sering membayangkan dokumen tebal. Selembar sudah memadai, dan karena pendek ia dijalankan.

Isinya: siapa penanggung jawab dan siapa penggantinya; kapan data induk ditinjau dan oleh siapa; kapan rekonsiliasi bukti potong dikerjakan dan apa yang dicocokkan; siapa yang membaca surat masuk dan dalam berapa hari ia harus meneruskannya; serta ke mana bukti pelaksanaan disimpan.

Butir terakhir yang biasanya hilang. Rekonsiliasi yang dikerjakan tetapi tidak meninggalkan berkas apa pun sulit dibedakan dari rekonsiliasi yang tidak pernah dikerjakan. Bedanya baru terasa setelah staf yang menanganinya berganti, dan pada saat pemeriksaan menanyakan sejak kapan selisih itu diketahui.

Untuk menilai posisi sekarang, tiga pertanyaan biasanya cukup. Kapan terakhir kali data induk perusahaan Anda diperiksa terhadap keadaan sebenarnya; bila jawabannya “saat pendirian” atau “tidak tahu”, mulailah dari sana. Bila surat dari otoritas masuk hari ini, siapa yang membacanya dan berapa lama sampai ke orang yang dapat menjawabnya? Jawaban yang menyebut lebih dari satu nama tanpa urutan adalah tanda celah tanggung jawab. Dan berapa selisih terbuka antara bukti potong menurut pembukuan dan menurut sistem per bulan lalu? Perusahaan yang tidak dapat menjawabnya dalam sehari belum menjalankan rekonsiliasi rutin, apa pun yang tertulis di prosedurnya.

Kerjakan menurut ongkos perbaikannya. Data induk lebih dulu, karena ia paling murah dibereskan dan paling banyak menimbulkan surat. Penanggung jawab berikutnya, karena tanpa itu dua kebiasaan lain tidak berjalan. Rekonsiliasi rutin terakhir, karena ia menuntut kebiasaan, dan kebiasaan butuh waktu lebih lama daripada perbaikan data.

Surat yang tenggatnya sudah dekat perkara terpisah. Selengkapnya di pendampingan SP2DK.